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Procedura semplificata fino al 30 giugno
Il 1° aprile 2022 segna la chiusura dello stato di emergenza per Covid-19, ma le attività lavorative dovranno fare ancora i conti con alcune disposizioni di carattere eccezionale, a cominciare dalle procedure semplificate di gestione dello smart working, prorogate dal Governo fino al 30 giugno 2022.
I datori di lavoro potranno quindi continuare a inviare le comunicazioni di attivazione in modalità semplificata, senza necessità di allegare l’accordo con il lavoratore e con possibilità di assolvere agli obblighi di informativa sulla salute e sicurezza nel lavoro agile in via telematica, anche ricorrendo alla documentazione messa a disposizione dall’INAIL.
Le procedure specifiche previste dalla Legge n. 81/2017, coordinate con il nuovo Protocollo sul lavoro agile sottoscritto dalle parti sociali il 7 dicembre scorso, si applicheranno solo dal prossimo luglio, salvo diverse disposizioni e nuovi interventi di semplificazione attualmente al vaglio del legislatore.
Cosa succede dal 1° luglio
Con l’inizio di luglio il datore di lavoro che vorrà attivare lo smart working dovrà predisporre un accordo individuale con il lavoratore che vada a definire le modalità di effettuazione della prestazione in modalità agile, al di fuori dei locali aziendali.
In presenza di accordi collettivi di livello nazionale, territoriale o aziendale di definizione dello smart working e/o più semplicemente di un regolamento interno, l’accordo individuale dovrà invece conformarsi ad esso.
Ma quale dovrà essere il contenuto dell’accordo?
Anzitutto, dovrà essere prevista l’indicazione della durata dell’accordo di smart working, per un tempo predefinito o a tempo indeterminato.
Andrà poi regolamentato il regime orario, prevedendo la libertà di organizzazione per il lavoratore, ma fissando criteri per il rispetto dell’orario normale e massimo e dei tempi di pausa e riposo, oltre che disciplinando le modalità tecniche/organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione del lavoratore al termine dell’attività lavorativa.
L’accordo, inoltre, dovrà indicare come, in concreto, il datore di lavoro potrà esercitare il potere direttivo e disciplinare:
- identificando anche le specifiche condotte illecite che potranno configurarsi durante la prestazione in smart e
- individuando un sistema di regole per minimizzare il controllo a distanza e garantire il rispetto delle previsioni di cui all’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.
Infine, le parti dovranno definire il perimetro entro il quale i lavoratori potranno svolgere la prestazione durante le giornate in smart, nonché stabilire quali potranno essere gli strumenti utilizzati in modalità agile (e se gli stessi saranno messi a disposizione dal datore di lavoro), in un’ottica di massima tutela, sotto entrambi i profili, della riservatezza dei dati e delle informazioni trattate dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa.
Smart working e sicurezza informatica
Com’è facile intuire, il Protocollo che entrerà in vigore dal prossimo luglio richiede attenzione anche sugli aspetti di data protection e security aziendale, imponendo l’attuazione di misure adeguate a garantire gli obiettivi del Legislatore.
A tal fine, sarà necessario (o quanto meno opportuno) che la decisione di ricorrere allo smart working sia preceduta dalla adozione di un insieme di procedure tese a implementare la compliance aziendale, avendo come punti cardinali gli standard fissati dal GDPR e dal D.Lgs. n. 231/2001.
Evidenziando come, quelli evidenziati, sono solo alcuni degli aspetti salienti da considerare, è quindi vivamente consigliato condurre una attenta analisi, prodromica all’attuazione dello smart working, in grado di prevenire e governare al meglio i rischi legati a tale modalità di lavoro, tramite l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate, da portare a conoscenza dei lavoratori con una policy dedicata allo smart working, cui l’accordo individuale potrà poi fare rinvio.
LR&Partners è pronta ad affiancare i clienti nel percorso di analisi e adozione di un modello di smart working che, nel rispetto delle prescrizioni di carattere generale imposte dal Legislatore e dalle parti collettive, possa rispecchiare le esigenze di ogni singola realtà.